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长期保留只有在授权人员能够找到并解释记录时才有价值。终止平台合同或接受供应商最终导出前，应先规划档案检索。
定义档案内容
建立档案清单，覆盖数据、文档、元数据、审计历史和阅读所需工具。指定保管和访问责任。根据适用研究及地区要求设置保留安排，不要假定所有记录都适用同一期限。
测试eTMF迁移
迁移eTMF时，比较源端和目标端清单、文档版本和关系。使用未来保管人的权限测试代表性检索请求。记录缺失功能、无法查看的签名或不可读附件，并在系统退役前解决其影响。
检查档案检索
- 通过书面比较验证导出完整性。
- 保留索引、格式信息和必要阅读说明。
- 人员或供应商责任变更后测试访问。
验收保管交接
接收保管人确认清单，并展示完整活动证据链检索后，再接受档案。对后续迁移和授权变更维持受控流程。存储发票或导出文件名清单，不能证明所保留研究可以重建。
常见问题
- PDF导出是否总是足够？
- 应评估它是否保留该记录所需内容、背景和可追溯性。
- 何时应测试检索？
- 退出系统前，以及格式、访问或保管的重大变化带来新风险时。