- Pubblicazione
- Aggiornamento
- Fonti verificate
Conservare serve se persone autorizzate trovano e interpretano i documenti. Pianificate il recupero prima di terminare il contratto della piattaforma o accettare l’esportazione finale.
Definire il contenuto archiviato
Definite un manifesto di dati, documenti, metadati, cronologia e strumenti di lettura. Assegnate custodia e accesso. Stabilite conservazione secondo studio e regione, senza una durata presunta per tutto.
Provare una migrazione eTMF
Nella migrazione eTMF confrontate inventari, versioni e relazioni. Provate una richiesta rappresentativa con il futuro custode. Risolvete l’impatto di funzioni perse, firme mancanti e allegati illeggibili prima di ritirare il sistema.
Controlli di recupero
- Verificare completezza con confronti documentati.
- Conservare indici, formati e istruzioni di lettura.
- Provare accesso dopo cambiamenti di personale o fornitore.
Accettare la consegna al custode
Accettate quando il custode riconosce il manifesto e recupera un’attività completa. Controllate migrazioni e cambi successivi. Fatture di deposito o elenchi di nomi non dimostrano ricostruibilità. Recuperate anche versioni precedenti e relazioni: la sola leggibilità può perdere la storia necessaria a spiegare le modifiche.
Domande frequenti
- Un’esportazione PDF basta sempre?
- Valutate se preserva contenuto, contesto e tracciabilità necessari per quel documento.
- Quando provare il recupero?
- Prima dell’uscita e quando cambiamenti di formato, accesso o custodia creano rischi nuovi.