- Publicación
- Actualización
- Fuentes revisadas
Conservar solo sirve si personas autorizadas encuentran e interpretan registros. Planifique recuperación antes de terminar contrato o aceptar exportación final.
Definir contenido archivado
Defina manifiesto de datos, documentos, metadatos, historial y herramientas de lectura. Asigne custodia y acceso. Fije conservación según estudio y región, sin asumir una duración para todo.
Probar migración eTMF
En migración eTMF, compare inventarios, versiones y relaciones. Pruebe una solicitud con acceso del futuro custodio. Resuelva impacto de funciones perdidas, firmas ausentes y adjuntos ilegibles antes de retirar el sistema.
Controles de recuperación
- Validar integridad mediante comparaciones documentadas.
- Preservar índices, formatos e instrucciones necesarias.
- Probar acceso tras cambios de personal o proveedor.
Aceptar entrega al custodio
Acepte cuando el custodio reconozca el manifiesto y recupere una actividad completa. Controle migraciones y cambios posteriores. Facturas de almacenamiento o nombres de archivos no demuestran reconstrucción. Pruebe versiones anteriores y relaciones además del último archivo: la legibilidad puede no conservar la historia necesaria para explicar los cambios.
Preguntas frecuentes
- ¿Siempre basta una exportación PDF?
- Evalúe si conserva contenido, contexto y trazabilidad necesarios para ese registro.
- ¿Cuándo probar recuperación?
- Antes de salir y cuando cambios de formato, acceso o custodia generen riesgos nuevos.