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- Aktualisiert
- Quellen geprüft
Langfristige Aufbewahrung nützt nur, wenn befugte Personen Unterlagen finden und auslegen können. Planen Sie den Archivabruf vor Kündigung eines Plattformvertrags oder Abnahme des abschließenden Anbieterexports.
Archivinhalte bestimmen
Definieren Sie ein Archivverzeichnis mit Daten, Dokumenten, Metadaten, Änderungshistorie und benötigten Lesewerkzeugen. Benennen Sie Verwahrungs- und Zugriffsverantwortliche. Leiten Sie Fristen aus geltenden Studien- und Regionalanforderungen ab, statt eine Dauer für sämtliche Unterlagen anzunehmen.
Eine eTMF-Migration testen
Vergleichen Sie bei einer eTMF-Migration Quell- und Zielbestand, Dokumentversionen und Beziehungen. Erproben Sie eine repräsentative Abrufanfrage mit dem Zugang des künftigen Verwahrers. Erfassen Sie fehlende Funktionen, unzugängliche Signaturen oder unlesbare Anhänge und klären Sie deren Auswirkungen vor Abschaltung.
Archivabruf prüfen
- Validieren Sie die Exportvollständigkeit mit dokumentierten Vergleichen.
- Erhalten Sie Verzeichnisse, Formatinformationen und notwendige Leseanweisungen.
- Testen Sie Zugriff nach personellen Änderungen und Wechseln der Anbieterzuständigkeit.
Die Übergabe an den Verwahrer abnehmen
Akzeptieren Sie das Archiv, wenn der empfangende Verwahrer das Verzeichnis bestätigt und einen vollständigen Tätigkeitsverlauf abrufen kann. Kontrollieren Sie spätere Migrationen und befugte Änderungen. Lagerrechnungen oder exportierte Dateinamen belegen nicht, dass die aufbewahrte Studie rekonstruierbar ist.
Häufig gestellte Fragen
- Genügt immer ein PDF-Export?
- Bewerten Sie, ob er für die jeweilige Unterlage erforderlichen Inhalt, Kontext und Nachverfolgbarkeit erhält.
- Wann sollte der Abruf getestet werden?
- Vor dem Systemausstieg und erneut, wenn wesentliche Änderungen an Format, Zugriff oder Verwahrung neue Risiken schaffen.