- النشر
- التحديث
- التحقق من المصادر
يفيد الحفظ الطويل إذا وجد المخولون السجلات وفسروها. خطط للاسترجاع قبل إنهاء عقد المنصة أو قبول التصدير النهائي من المورد.
تحديد محتويات الأرشيف
حدد بيان محتويات للبيانات والوثائق والبيانات الوصفية وتاريخ التدقيق وأدوات القراءة. أسند الحيازة والوصول. عيّن مدد الحفظ من متطلبات الدراسة والمنطقة، دون افتراض مدة واحدة لكل سجل.
اختبار نقل eTMF
في نقل eTMF، قارن جرد المصدر والهدف وإصدارات الوثائق وعلاقاتها. اختبر طلباً تمثيلياً بوصول الأمين المستقبلي. عالج أثر الوظائف المفقودة والتوقيعات غير المتاحة والمرفقات غير المقروءة قبل إنهاء النظام.
فحوص الاسترجاع
- تحقق من اكتمال التصدير بمقارنات موثقة.
- احفظ الفهارس ومعلومات الصيغ وتعليمات العرض اللازمة.
- اختبر الوصول بعد تغير الموظفين أو مسؤوليات المورد.
قبول التسليم لأمين الأرشيف
اقبل الأرشيف بعد إقرار الأمين بالبيان واسترجاع مسار نشاط كامل. اضبط النقل والتغييرات اللاحقة؛ الفواتير وأسماء الملفات لا تثبت إعادة بناء الدراسة. اختبر أيضاً الإصدارات السابقة وروابطها، إذ قد تبقى القراءة ممكنة بينما يضيع التاريخ اللازم لتفسير التغييرات.
الأسئلة الشائعة
- هل يكفي تصدير PDF دائماً؟
- قيّم احتفاظه بالمحتوى والسياق والتتبع اللازم للسجل المحدد.
- متى يُختبر الاسترجاع؟
- قبل الخروج، وعندما تنشئ تغييرات الصيغة أو الوصول أو الحيازة مخاطر جديدة.