- Yayın
- Güncelleme
- Kaynak kontrolü
Uzun süre saklama, yalnız yetkili kişilerin kayıtları bulup yorumlayabildiği durumda yararlıdır. Platform sözleşmesini bitirmeden veya tedarikçinin nihai dışa aktarımını kabul etmeden arşivden geri getirmeyi planlayın.
Arşiv içeriğini tanımlayın
Veri, belge, üst veri, denetim geçmişi ve okuma araçlarını kapsayan arşiv manifestosu hazırlayın. Muhafaza ve erişim sorumluluğunu atayın. Tek süreyi her kayda uygulamak yerine saklama planını çalışma ve bölge için geçerli gerekliliklerden belirleyin.
eTMF taşımasını sınayın
eTMF taşımasında kaynak ve hedef envanterini, belge sürümlerini ve ilişkileri karşılaştırın. Gelecekteki muhafaza sorumlusunun erişimiyle temsili geri getirme talebi deneyin. Sistem kapanmadan eksik işlevleri, bulunamayan imzaları ve okunamayan ekleri kaydedip etkisini çözün.
Arşiv erişim kontrolleri
- Dışa aktarımın eksiksizliğini belgelenmiş karşılaştırmayla doğrulayın.
- İndeksleri, biçim bilgisini ve gereken görüntüleme talimatını koruyun.
- Personel ve tedarikçi sorumluluğu değiştikten sonra erişimi sınayın.
Muhafaza sorumlusuna devri kabul edin
Alıcı sorumlu manifestoyu kabul ettiğinde ve bütün faaliyet izini geri getirebildiğinde arşivi kabul edin. Sonraki taşımalar ve yetkili değişiklikler için kontrollü süreç sürdürün. Depolama faturası veya dosya adları listesi çalışmanın yeniden kurulabildiğini göstermez. Yalnız en yeni dosyayı değil, önceki sürümle ilişkisini de geri getirmeyi deneyin. Kullanıcı bir değişikliğin ne zaman ve neden yapıldığını anlayamıyorsa arşiv okunabilir görünmesine rağmen çalışma geçmişini açıklamakta yetersiz kalabilir; bu kısıtı kabul kararında belirtin.
Sık sorulan sorular
- PDF dışa aktarımı her zaman yeterli mi?
- İlgili kayıt için gereken içerik, bağlam ve izlenebilirliği koruyup korumadığını değerlendirin.
- Geri getirme ne zaman sınanmalı?
- Sistemden çıkmadan önce; ardından biçim, erişim veya muhafaza değişikliği yeni risk yarattığında sınayın.