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गलत जानकारी की चिंता का अर्थ ज़रूरी नहीं कि अभिलेख मिटाने का अनुरोध हो। गलत संपर्क पता, तारीख का अंतर और नैदानिक चर्चा का नोट अलग समीक्षाएँ माँग सकते हैं। कर्मचारी पहले सुन सकते हैं कि व्यक्ति को क्या गलत लगता है और विषय को उचित मार्ग तक भेज सकते हैं।
कार्यप्रवाह निर्धारित करें
माँगे गए बदलाव को अभिलेख के अधिकृत उत्तरदायी से जोड़ें। ऐसा चुपचाप संपादन न करें जो मूल जानकारी का निशान मिटा दे। नैदानिक अवलोकन या स्रोत दस्तावेज़ों के प्रश्न संबंधित अन्वेषक और संस्थागत प्रक्रियाओं के अनुसार चलते हैं। केवल आपत्ति उठने से समन्वयक को हर प्रणाली अपने आप नहीं बदलनी चाहिए।
व्यावहारिक उदाहरण
उदाहरण के लिए, प्रतिभागी कहता है कि ऐप में मुलाकात की गलत तारीख दिखती है। कौन सा प्रदर्शन गलत है यह पहचानने के लिए कर्मचारी मुलाकात और अभिलेख की जानकारी उचित रूप से मिलाते हैं। कोई बदलाव अधिकृत प्रक्रिया से होता है; वे स्क्रीन की समस्या को नैदानिक माप की तारीख से भ्रमित करके वास्तविक गतिविधि का समय दोबारा नहीं लिखते।
व्यावहारिक जाँच
- व्यक्ति की व्याख्या से संबंधित अभिलेख, फ़ील्ड और घटना स्पष्ट करें।
- मूल निशान और अभिलेख का संदर्भ बनाए रखते हुए समीक्षा अधिकृत उत्तरदायी तक भेजें।
- उपयुक्त अनुवर्ती अभिलेखों में आकलन और व्यक्ति से साझा किए जा सकने वाले उत्तर को जोड़ें।
निर्णय और सीमाएँ
अच्छी प्रक्रिया अभिलेख की अखंडता सुरक्षित रखते हुए लोगों को चिंता उठाने देती है। स्वतः स्वीकृति या अस्वीकृति का वादा न करें। निजता और लागू डेटा व्यवस्थाओं का सम्मान करें तथा महत्वपूर्ण नैदानिक असहमति योग्य कर्मचारियों तक भेजें। त्रुटि आगे फैल सकती हो, तो प्रणालियों में अनुमान से बड़े पैमाने पर सुधार करने के बजाय उचित दायरे की समीक्षा करें।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
- क्या आपत्ति से पहले का अभिलेख अपने आप मिट जाता है?
- अपने आप मिटना नहीं मानना चाहिए। संबंधित अभिलेख प्रक्रिया से तथ्य, अधिकार और अभिलेखीय पता लगाए जाने की आवश्यकताएँ आँकें।
- क्या पता सुधारना नैदानिक अवलोकन बदलने के समान है?
- नहीं। उत्तरदायित्व और अभिलेख प्रकार अलग हो सकते हैं, इसलिए हर एक के लिए उपयुक्त समीक्षा और अधिकार मार्ग अपनाएँ।