- Publication
- Mise à jour
Une préoccupation concernant des informations inexactes n’est pas nécessairement une demande de suppression d’un enregistrement. Une adresse de contact erronée, une discordance de date et une note d’entretien clinique peuvent nécessiter des examens différents. Le personnel peut d’abord écouter ce que la personne estime incorrect, puis orienter le problème de façon appropriée.
Définir le déroulement
Rattacher la modification demandée au responsable habilité du document. Éviter les modifications silencieuses qui suppriment la trace initiale. Les questions sur les observations cliniques ou les documents sources suivent les processus pertinents de l’investigateur et de l’établissement. Un coordinateur ne doit pas modifier automatiquement tous les systèmes au seul motif qu’une contestation a été formulée.
Exemple pratique
Par exemple, un participant indique qu’une application affiche une date de visite erronée. Le personnel compare de façon appropriée les informations de rendez-vous et celles du dossier pour identifier l’affichage incorrect. Toute modification est effectuée selon un processus autorisé ; le personnel ne confond pas un problème d’écran avec la date de mesure clinique et ne réécrit pas l’horaire d’une activité réellement réalisée.
Vérifications pratiques
- Préciser le document, le champ et l’événement concernés à partir des explications de la personne.
- Confier l’examen au responsable habilité tout en préservant la trace initiale et le contexte du document.
- Relier l’évaluation et la réponse pouvant être communiquée à la personne dans des documents de suivi adaptés.
Décision et limites
Un bon processus permet aux personnes d’exprimer leurs préoccupations tout en protégeant l’intégrité des dossiers. Ne pas promettre une acceptation ou un refus automatique. Respecter la confidentialité et les modalités applicables de traitement des données, et adresser les désaccords cliniques importants au personnel qualifié. Si une erreur a pu se propager, examiner le périmètre approprié au lieu d’effectuer des corrections massives supposées dans les différents systèmes.
Questions fréquentes
- Une contestation supprime-t-elle automatiquement l’enregistrement antérieur ?
- Ne pas présumer d’une suppression automatique. Évaluer les faits, les habilitations et les besoins de traçabilité selon le processus de gestion des documents concerné.
- Corriger une adresse revient-il à modifier une observation clinique ?
- Non. Les responsables et les types de documents peuvent différer ; utiliser donc le circuit d’examen et d’autorisation approprié à chacun.