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Choisir des enregistrements uniquement dans les dossiers facilement disponibles peut exclure des processus problématiques. Un grand nombre d’examens achevés peut donc ne couvrir qu’un éventail restreint de risques. Les équipes doivent expliquer à quelle question la sélection vise à répondre, plutôt que de considérer le volume d’examens comme une preuve suffisante.
Périmètre de la décision
Un échantillon ciblé sur les risques diffère d’un échantillon statistique destiné à représenter tous les enregistrements. Préciser sa finalité et les limites d’inférence. Remplacer discrètement un document manquant ou tardif par un autre dossier peut retirer précisément le problème de processus que le monitoring doit examiner.
Exemple d’examen
Par exemple, un attaché de recherche clinique examine les mêmes dix dossiers de participants disponibles à chaque visite. Cinq autres dossiers restent dans un autre service et ne sont jamais sélectionnés. Suivre séparément le groupe inaccessible révèle une lacune de responsabilité dans la transmission. Le faible nombre d’erreurs dans les dossiers disponibles n’a pas résolu cette lacune.
Vérifications pratiques
- Expliquer quelle catégorie de risque ou d’activité les enregistrements sélectionnés couvrent.
- Consigner les motifs d’inaccessibilité des dossiers et leur statut de suivi au lieu de les remplacer silencieusement.
- Vérifier si des visites répétées surreprésentent le même groupe facile d’accès.
Acceptation et limites
Accepter la sélection lorsqu’elle offre une couverture adaptée du risque annoncé et une justification traçable. Gérer les obstacles d’accès comme des actions distinctes. Ne pas présenter les constatations comme un taux d’erreur de tous les dossiers du centre lorsque la méthode de sélection ne permet pas cette inférence.
Questions fréquentes
- Tout examen doit-il utiliser un échantillonnage aléatoire ?
- Non. Une sélection ciblée peut être utile si sa justification et les conclusions qu’elle permet sont claires.
- Un document inaccessible est-il automatiquement incorrect ?
- Non. L’accès est un problème à étudier ; une erreur de contenu ne peut pas être présumée avant l’examen du document.