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Une même personne peut apparaître sous des codes différents dans les sources de données cliniques et de sécurité. Un rapprochement incorrect peut faire paraître un événement manquant ou le rattacher à quelqu’un d’autre. Le rapprochement doit d’abord expliquer quels champs d’identité permettent une correspondance fiable et comment les cas incertains sont résolus.
Périmètre de la décision
Considérer ensemble les identifiants de participant, de centre et d’étude sans faire circuler inutilement des identifiants directs. Une correction de format diffère d’un véritable changement d’identité. Si la correspondance reste incertaine, utiliser un circuit d’examen contrôlé au lieu de sélectionner automatiquement le candidat le plus similaire.
Exemple d’examen
Par exemple, un enregistrement de sécurité utilise un code de centre comportant un zéro initial alors qu’un fichier clinique l’omet. Le système signale ce qui semble être une personne distincte. L’équipe vérifie la correspondance autorisée, confirme l’identité et conserve le motif de correction. Un nom d’événement similaire ne suffirait pas à établir l’identité.
Vérifications pratiques
- Définir les champs de rapprochement et les transformations autorisées de leur format.
- Soumettre les candidats incertains à un examen autorisé au lieu de les fusionner automatiquement.
- Vérifier comment une correction d’identité affecte les liens vers d’autres événements.
Acceptation et limites
L’acceptation exige des preuves suffisantes qu’un événement appartient au bon participant et à la bonne étude. Résoudre l’identité ne démontre pas la concordance du contenu de l’événement. L’évaluation clinique, les informations de suivi et le statut de déclaration nécessitent encore un examen dans leurs processus autorisés.
Questions fréquentes
- Le nom du participant est-il nécessaire ?
- Pas toujours. Une correspondance de codes appropriée et autorisée peut suffire ; éviter le partage inutile de données personnelles.
- Normaliser les formats résout-il toutes les différences ?
- Non. Des codes similaires peuvent appartenir à des personnes différentes ; vérifier donc le contexte et la source.