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Una misma persona puede aparecer con códigos distintos en las fuentes de datos clínicos y de seguridad. Una correspondencia incorrecta puede hacer que un acontecimiento parezca faltante o atribuirlo a otra persona. La conciliación debe explicar primero qué campos de identidad permiten una correspondencia fiable y cómo se resuelven los casos inciertos.
Alcance de la decisión
Considere conjuntamente los identificadores de participante, centro y estudio sin hacer circular innecesariamente identificadores directos. Una corrección de formato es distinta de un cambio real de identidad. Cuando la correspondencia siga siendo incierta, utilice una vía de revisión controlada en lugar de seleccionar automáticamente el candidato más parecido.
Revisión práctica
Por ejemplo, un registro de seguridad utiliza un código de centro con un cero inicial, mientras un archivo clínico lo omite. El sistema marca lo que parece ser una persona diferente. El equipo comprueba la correspondencia autorizada, confirma la identidad y conserva el motivo de la corrección. Un nombre de acontecimiento similar por sí solo no establecería la identidad.
Comprobaciones prácticas
- Defina los campos de correspondencia y las transformaciones permitidas de su formato.
- Remita los candidatos inciertos a revisión autorizada en lugar de combinarlos automáticamente.
- Compruebe cómo afecta una corrección de identidad a los vínculos con otros acontecimientos.
Aceptación y límites
La aceptación exige evidencia adecuada de que un acontecimiento pertenece al participante y al estudio correctos. Resolver la identidad no demuestra que también concuerde el contenido del acontecimiento. La evaluación clínica, la información de seguimiento y el estado de notificación siguen necesitando consideración dentro de sus procesos autorizados.
Preguntas frecuentes
- ¿Es necesario el nombre del participante?
- No siempre. Puede bastar una correspondencia adecuada de códigos autorizada; evite compartir datos personales innecesarios.
- ¿Normalizar los formatos resuelve todas las diferencias?
- No. Los códigos similares pueden pertenecer a personas diferentes, por lo que deben verificarse tanto el contexto como la fuente.