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更换服务商时关闭系统许可，看似能立即节省费用。但数据复核、质疑答复或历史记录访问，可能仍未完成。申办者在过渡规划中，不应将商业许可终止与试验记录持续可用视为同一决定。
决策框架
识别谁需要访问、为了何种目的及需要多久。主动编辑、只读复核及使用导出记录，是不同需求。应与适当专家评估合同、系统能力及保留条件。不要假定文件导出保留了后续复核所需全部功能及背景关系。
示例分析
例如，报告从退出平台导出，团队提议关闭许可。新团队随后调查未结数据问题，却无法访问解释记录。过渡计划在关闭前测试必要澄清及复核访问。这不意味着每名用户都需要无限期不受限的活跃访问。
实施核查
- 在简单计算许可或账户数前，按任务、记录类型及必要复核期间定义访问需求。
- 将许可终止日期关联至相关数据及记录交接确已获验收的证据。
- 商定服务过渡后若出现合理问题，将如何提供访问或解释支持。
验收与适用边界
必要记录使用继续、不必要权限可移除时，可以接受决定。最便宜选项未必提供适当访问，而最广许可也不自动适当。商业及技术责任人应依据实际需求共同评估选项。
常见问题
- 导出PDF是否解决每项访问需求？
- 不能。应分别测试必要背景、搜索功能及相关记录访问。
- 过渡全程所有用户是否都应保持活跃？
- 应依据授权任务及真实操作需求，相称地评估权限。