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- प्रकाशन
- अद्यतन
- स्रोतों की जाँच
फ़ाइल हस्तांतरण तब तक अधूरा है जब तक प्राप्तकर्ता संरक्षक रिकॉर्ड निकाल न सके और जारी जिम्मेदारियाँ न समझे। तुर्किये के अध्ययन अभिलेख को ऐसा दस्तावेजीकृत हस्तांतरण चाहिए जो कर्मचारी या आपूर्तिकर्ता बदलने पर भी काम करे।
अभिरक्षा और रिकॉर्ड दायरा तय करें
TİTCK अच्छी नैदानिक पद्धति और आवेदन संसाधन अध्ययन रिकॉर्ड का स्थानीय ढाँचा देते हैं। वास्तविक रिकॉर्ड प्रकार और व्यवस्था के लिए लागू संरक्षण तथा अभिलेख सेवा आवश्यकताएँ सुनिश्चित करें। अध्ययन, नियामकीय और संस्थागत संदर्भ जाँचे बिना हर अनुबंध में वर्षों की एक संख्या कॉपी न करें।
अभिलेख स्वीकृति रिकॉर्ड बनाएँ
हम रिकॉर्ड समूह, फ़ॉर्मेट, तिथि दायरा, ज्ञात कमियाँ, संरक्षक और अधिकृत पहुँच भूमिकाओं वाला स्वीकृति रिकॉर्ड सुझाते हैं। जहाँ लागू हो इलेक्ट्रॉनिक मेटाडेटा, ऑडिट ट्रेल और डिक्रिप्शन या देखने की निर्भरताएँ जोड़ें। फ़ोल्डर संख्या पूर्णता नहीं दिखाती और बैकअप स्वतः सुलभ अभिलेख नहीं होता।
रिकॉर्ड प्राप्ति और पहुँच जाँचें
- सूची को अध्ययन फ़ाइल योजना से मिलाएँ और ज्ञात अनुपलब्ध रिकॉर्ड दर्ज करें।
- प्रतिभागी संबंधित रिकॉर्ड, निर्णय इतिहास और उत्पाद लेखा रिकॉर्ड निकालने का परीक्षण करें।
- गोपनीयता, पहुँच हटाने, आपदा बहाली और आपूर्तिकर्ता छोड़ने की जिम्मेदारियाँ सुनिश्चित करें।
- लागू संरक्षण निर्णय, समीक्षा संकेत और अंतिम निस्तारण के प्राधिकारी को दर्ज करें।
बाद के संरक्षण निर्णय नियंत्रित करें
प्राप्तकर्ता संरक्षक की स्वीकृति लें और रिकॉर्ड प्राप्ति परीक्षण का प्रमाण रखें। समापन के बाद भंडारण स्थान तथा स्वामित्व परिवर्तन खोजनीय रखें। नष्ट करने या अपरिवर्तनीय माइग्रेशन से पहले रोक आदेश, लागू जिम्मेदारियाँ और रिकॉर्ड का अर्थ तथा उत्तरदायित्व सुरक्षित रखने की क्षमता फिर जाँचें।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
- क्या प्रणाली बैकअप पर्याप्त अभिलेख है?
- केवल तभी जब वास्तविक व्यवस्था लागू पहुँच, अखंडता और संरक्षण जरूरतें पूरी करे; दोनों को समान न मानें।
- क्या नौकरी छोड़ने वाला कर्मचारी एकमात्र अभिलेख पासवर्ड रख सकता है?
- नहीं। पहुँच बदलने से पहले अधिकृत संस्थागत निरंतरता बनाएँ और रिकॉर्ड प्राप्ति का परीक्षण करें।