- प्रकाशन
- अद्यतन
- स्रोतों की जाँच
विश्वसनीय इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर केवल हस्ताक्षर की छवि पर निर्भर नहीं है। पहचान जाँच, व्यक्तिगत अधिकार, हस्ताक्षर का अर्थ और रिकॉर्ड संबंध साथ बनाएँ, फिर केवल विक्रेता प्रदर्शन पर निर्भर रहने के बजाय वास्तविक कार्यप्रवाह जाँचें।
हस्ताक्षरकर्ता पहचान सत्यापित करें
21 CFR 11.100 हर इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर को एक व्यक्ति के लिए विशिष्ट और आवंटन से पहले पहचान सत्यापन आवश्यक करता है। हस्ताक्षर और लॉगिन आवश्यकताएँ अलग करें। खाता होना किसी खास रिकॉर्ड की स्वीकृति या भूमिका निभाने का अधिकार सिद्ध नहीं करता।
हस्ताक्षर का अर्थ तय करें
समझाएँ कि हस्ताक्षर समीक्षा, स्वीकृति या जिम्मेदारी स्वीकारना दर्शाता है। आवश्यक हस्ताक्षर जानकारी और रिकॉर्ड संबंध बचाएँ। कार्य पूरा करने से पहले हस्ताक्षरकर्ता समझे कि दस्तावेज़ का कौन-सा संस्करण और कौन-सा निर्णय हस्ताक्षरित हो रहा है।
जीवनचक्र परीक्षण करें
खाता निर्माण, भूमिका परिवर्तन, पहुँच समाप्ति और दस्तावेज़ संशोधन के परिदृश्य चलाएँ। हस्ताक्षरित सामग्री बदलने पर परिणाम देखें। निर्यातित रिकॉर्ड में हस्ताक्षर अर्थ और संस्करण जानकारी समझने योग्य रहे; पूरा जीवनचक्र जाँचने में अभिलेखागार की पहुँच शामिल करें।
- पहचान सत्यापन प्रमाण और हस्ताक्षर अधिकार अलग करें।
- संबंधित रिकॉर्ड संस्करण पर हस्ताक्षर अर्थ दिखाएँ।
- भूमिका बदलाव और हस्ताक्षरित रिकॉर्ड संशोधन जाँचें।
भ्रम पैदा करने वाली प्रथाएँ रोकें
साझा खाते या किसी और के क्रेडेंशियल व्यक्तिगत जवाबदेही धुंधली करते हैं। प्रतिनिधि जरूरी हो तो वह अपनी पहचान और अधिकार उपयोग करे। इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर की कानूनी बाध्यकारिता संबंधी नियामक प्रमाणन प्रावधान का आकलन भी शामिल करें।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
- क्या हस्ताक्षर की छवि पर्याप्त है?
- छवि अकेले पहचान, अर्थ या रिकॉर्ड संबंध सिद्ध नहीं करती।
- क्या प्रतिनिधि किसी और के खाते से हस्ताक्षर कर सकता है?
- क्रेडेंशियल साझा करने के बजाय उसकी अपनी पहचान वाला स्पष्ट अधिकृत रास्ता अपनाएँ।