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Les frais refacturés peuvent couvrir le transport, les déplacements, la traduction ou les frais de comité. Un total proche du budget ne prouve pas que chaque ligne est correcte. L’examen du promoteur doit relier l’accord commercial au service effectivement fourni et aux pièces justifiant la dépense.
Cadre de décision
Clarifiez dans le contrat les frais admissibles, les seuils d’approbation préalable, les modalités de majoration et les justificatifs acceptables. Fournissez aux contrôleurs financiers les informations nécessaires, sans transmettre des informations sans restriction sur les participants. Concevez ensemble la protection de la vie privée et la vérification financière, au lieu de les traiter comme des priorités concurrentes.
Exemple concret
Par exemple, une facture mensuelle comporte deux frais pour un même envoi de laboratoire. L’un couvre le transport initial ; l’autre une nouvelle tentative après un échec de livraison. L’équipe ne les qualifie pas automatiquement de double facturation. Elle vérifie les enregistrements du service, tandis que les responsables appropriés évaluent séparément la cause de la nouvelle tentative, la responsabilité contractuelle et les effets sur les participants.
Vérifications de mise en œuvre
- Rapprochez chaque dépense de sa date de prestation, de l’essai concerné et de la catégorie de facturation appropriée avant acceptation.
- Rendez visible pour l’évaluateur la base convenue pour la conversion monétaire, le traitement fiscal et les frais supplémentaires.
- Séparez les éléments contestés des paiements non contestés et consignez le responsable de la résolution ainsi que les preuves étayant la réponse.
Acceptation et limites
Acceptez le processus d’examen lorsque les frais échantillonnés sont traçables du justificatif source à la facture. Choisissez l’échantillonnage selon la valeur et l’exposition aux erreurs ; cet exemple n’est pas une règle comptable universelle. Évaluez séparément si un litige financier pourrait interrompre un service nécessaire à la conduite sûre de l’essai.
Questions fréquentes
- Tout le monde doit-il recevoir tous les justificatifs ?
- Non. L’accès doit se limiter aux informations nécessaires et aux contrôleurs financiers autorisés.
- La facturation d’une prestation répétée est-elle toujours incorrecte ?
- Non. Examinez ensemble le motif, l’accord et les enregistrements du service.