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Los gastos repercutidos pueden cubrir mensajería, viajes, traducciones o tasas de comités. Que el total se aproxime al presupuesto no demuestra que cada partida sea correcta. La revisión del promotor debe relacionar el acuerdo comercial con el servicio realmente prestado y con la evidencia que respalda el cargo.
Marco de decisión
Aclare en el contrato los cargos admisibles, los límites de aprobación previa, los recargos acordados y la evidencia aceptable. Facilite a quienes revisan las finanzas la información necesaria, en vez de enviar información de participantes sin restricciones. La privacidad y la verificación financiera deben diseñarse conjuntamente, sin tratarlas como prioridades contrapuestas.
Ejemplo práctico
Por ejemplo, una factura mensual contiene dos cargos por un envío de laboratorio. Uno corresponde al transporte inicial y otro a un segundo intento tras fallar la entrega. El equipo no califica automáticamente ambos cargos como facturación duplicada. Comprueba los registros del servicio, mientras los responsables adecuados evalúan por separado la causa de la repetición, la responsabilidad contractual y el impacto en los participantes.
Comprobaciones para la implementación
- Antes de aceptar cada partida de gasto, relaciónela con la fecha del servicio, el ensayo pertinente y la categoría de cargo adecuada.
- Haga visible para quien revisa la base acordada para la conversión de divisas, el tratamiento fiscal y los cargos adicionales.
- Separe las partidas controvertidas de los pagos no controvertidos y registre quién resolverá la discrepancia junto con la evidencia de la respuesta.
Aceptación y límites
Acepte el proceso de revisión cuando los cargos muestreados puedan rastrearse desde la evidencia fuente hasta la factura. Seleccione el muestreo según el importe y la exposición a errores; este ejemplo no constituye una norma contable universal. Evalúe por separado si una disputa de costes podría interrumpir un servicio necesario para ejecutar el ensayo con seguridad.
Preguntas frecuentes
- ¿Debe recibir todo el mundo todos los justificantes?
- No. El acceso debe limitarse a la información necesaria y a los revisores financieros autorizados.
- ¿Es siempre incorrecto cobrar un servicio repetido?
- No. Revise conjuntamente el motivo, el acuerdo y los registros del servicio.