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Weiterberechnete Fremdkosten können Kurierdienste, Reisen, Übersetzungen oder Gremiengebühren umfassen. Eine Gesamtsumme nahe dem Budget belegt nicht die Richtigkeit jeder Position. Die Prüfung durch den Sponsor sollte die kaufmännische Vereinbarung mit der tatsächlich erbrachten Leistung und den Belegen für die Berechnung verbinden.
Entscheidungsrahmen
Klären Sie im Vertrag zulässige Kosten, Grenzen vorheriger Freigaben, Aufschlagsregelungen und akzeptable Nachweise. Stellen Sie Finanzprüfern die benötigten Informationen bereit, statt unbeschränkt Informationen über Teilnehmende zu übermitteln. Datenschutz und finanzielle Prüfung sollten gemeinsam gestaltet und nicht als konkurrierende Prioritäten behandelt werden.
Praxisbeispiel
Beispielsweise enthält eine Monatsrechnung zwei Positionen für eine Laborsendung. Eine betrifft den Ersttransport, die andere eine Wiederholung nach fehlgeschlagener Zustellung. Das Team stuft beide nicht automatisch als Doppelberechnung ein. Es prüft Leistungsaufzeichnungen, während zuständige Verantwortliche die Ursache der Wiederholung, die vertragliche Verantwortung und die Auswirkungen auf Teilnehmende gesondert bewerten.
Umsetzungsprüfungen
- Ordnen Sie jede Ausgabenposition vor der Anerkennung ihrem Leistungsdatum, der betreffenden Prüfung und der passenden Kostenkategorie zu.
- Machen Sie die vereinbarte Grundlage für Währungsumrechnung, steuerliche Behandlung und Zusatzgebühren für die prüfende Person sichtbar.
- Trennen Sie strittige Positionen von unstrittigen Zahlungen und dokumentieren Sie die klärungsverantwortliche Person sowie die Nachweise der Antwort.
Abnahme und Grenzen
Akzeptieren Sie den Prüfprozess, wenn stichprobenartig ausgewählte Kosten vom Ursprungsbeleg bis zur Rechnung nachvollzogen werden können. Wählen Sie Stichproben nach Wert und Fehleranfälligkeit; dieses Beispiel ist keine allgemeingültige Rechnungslegungsvorschrift. Bewerten Sie gesondert, ob ein Kostenstreit eine für die sichere Durchführung der Prüfung notwendige Leistung unterbrechen könnte.
Häufig gestellte Fragen
- Muss jeder sämtliche Belege erhalten?
- Nein. Der Zugriff sollte auf notwendige Informationen und autorisierte Finanzprüfer beschränkt sein.
- Ist eine Berechnung für eine wiederholte Leistung immer falsch?
- Nein. Prüfen Sie den Grund, die Vereinbarung und die Leistungsaufzeichnungen gemeinsam.