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- Publicación
- Actualización
La información personal puede parecer cubierta en una página y seguir siendo accesible al copiarla, buscarla o utilizar otro visor. La inspección visual no debe ser la única comprobación de aceptación al preparar un documento para publicación o intercambio controlado.
Conservar el significado de los datos
Defina la información que debe retirarse de la copia para compartir. Las páginas visibles, las capas de texto, los comentarios, las propiedades del archivo y los adjuntos pueden contener información pertinente. Mantenga el original autorizado bajo control separado mientras prueba la copia propuesta mediante usos realistas. La revisión experta también debe evaluar si la expurgación distorsiona el significado científico necesario para el público previsto.
Ejemplo práctico
Por ejemplo, el nombre de una persona se cubre con una forma negra en un adjunto de una presentación regulatoria, pero aparece al copiar el texto. El equipo crea una copia nueva con un método técnico adecuado de expurgación y comprueba después la búsqueda, la extracción y distintos visores. Evalúa por separado cualquier intercambio anterior. Hacer más gruesa la forma visual no resolvería el problema subyacente.
Comprobaciones de revisión
- Revise la búsqueda y el texto extraído, además de la página visible.
- Compruebe si los comentarios, las propiedades y los adjuntos contienen identificadores innecesarios.
- Confirme que las explicaciones científicas esenciales sigan siendo comprensibles tras la expurgación.
Aceptación y límites
La aceptación significa que la información designada para retirada ya no sea utilizable en la copia definida para compartir y que se conserve el significado necesario. Esto no establece un único estado jurídico de privacidad para todos los archivos. Evalúe por separado el propósito y el público. Durante el reprocesamiento, impida que se comparta accidentalmente el original y mantenga trazable la selección de la copia prevista hasta su decisión de revisión.
Preguntas frecuentes
- ¿Una forma negra constituye una expurgación eficaz?
- Una máscara visual puede dejar intacta la información subyacente, por lo que debe probarse técnicamente el resultado.
- ¿Es suficiente la extracción de texto por sí sola?
- No. Las imágenes, los comentarios y los adjuntos también pueden contener información y deben evaluarse dentro del alcance.