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光学字符识别可使扫描文档支持搜索，但可能误读字母、符号和数字。图像看似正确，其文本层却可能包含不同的日期、数额或表述，继而影响复核。
保留数据的含义
定义OCR输出的角色。仅用于定位文档的文本，不同于用于填充其他系统的文本。为关键字段建立来源图像核实流程。未找到某个词，并不能证明文档中没有该信息。选择代表性检查时，应纳入质量较差的扫描件及复杂表格。
示例分析
例如，OCR误读培训记录中的日期，自动清单因而显示培训逾期。获授权复核人员检查图像，并保留更正文本所依据的来源及理由。团队调查类似文档类型是否受影响。不得无提示地将搜索文本提升为权威观测记录。
核查要点
- 将关键数字、日期及否定性表述与图像比较。
- 纳入表格、手写内容及低对比度示例。
- 避免将搜索失败等同于文档不存在的流程。
验收与适用边界
验收意味着OCR文本适合既定用途，且含义不确定时来源仍可访问。并非每种用途都需要人工核实每个词；应选择相称的检查。仅有OCR置信度分数不能证明临床正确性。管理文本更正时，不应掩盖原始扫描图像的内容。
常见问题
- OCR文本是否就是原始记录？
- 其角色取决于记录安排；自动识别的文本默认不会成为原始观测。
- 高置信度分数是否足够？
- 影响重要含义的错误仍可能存在，因此核实应与预期用途相匹配。