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某些系统通过改变状态隐藏已删除记录，而不是将其物理移除。用户界面上看不到的记录，在重建研究流程、更正或决定时仍可能重要。
保留数据的含义
定义删除、取消和作废的含义。误删经授权记录，不同于将错误创建的记录撤出使用。说明用户能看到哪些状态，以及稽查轨迹和导出包含哪些记录。不要将保留决定与某个界面或报告中的记录可见性混淆。
示例分析
例如，一次重复访视被取消，并从标准报告中消失，但关联质疑仍未关闭。团队通过经授权的复核途径调取非活动记录、关联质疑及取消原因，并测试预期报告总体与历史操作轨迹是否仍可一并理解。
核查要点
- 复核与已取消记录关联的附件和质疑。
- 说明标准报告与以稽查为重点的报告之间的覆盖差异。
- 控制未经授权的恢复或无提示重新激活记录。
验收与适用边界
验收意味着需要时能够解释非活动记录的状态、原因及关系。这并不是建议无限期保留所有项目；适用的保留及删除义务需要另行评估。在界面找不到记录，也不能证明已安全销毁。系统退出规划应保留这些不同状态的含义。
常见问题
- 已删除记录是否必须出现在每份报告中？
- 取决于报告目的。应使排除规则可理解，同时保留对必要历史证据的授权访问。
- 逻辑删除是否等同于隐私擦除？
- 不自动等同。技术状态变更与满足适用的擦除要求，是两个不同问题。