- Опубликовано
- Обновлено
Некоторые системы скрывают удаленную запись, меняя ее статус, а не физически удаляя ее. Запись, отсутствующая на экране пользователя, все еще может иметь значение при восстановлении процесса исследования, исправления или решения.
Сохранение смысла данных
Определите смысл удаления, отмены и признания недействительным. Случайное удаление разрешенной записи отличается от вывода ошибочно созданной записи из использования. Объясните, какие статусы видны пользователям и какие записи входят в аудиторский след и выгрузки. Не путайте решение о хранении с видимостью записи на конкретном экране или в отчете.
Практический пример
Например, дублирующий визит отменен и исчезает из стандартного отчета, но связанный с ним запрос остается открытым. Группа извлекает неактивную запись, связанный запрос и причину отмены через разрешенный путь проверки. Она проверяет, остаются ли совместно понятными предусмотренная отчетная совокупность и исторический след действий.
Контрольные проверки
- Проверяйте приложения и запросы, связанные с отмененными записями.
- Объясняйте различия охвата стандартных отчетов и отчетов для аудиторской проверки.
- Контролируйте неразрешенное восстановление или молчаливую повторную активацию записей.
Критерии приемки и ограничения
Приемка означает, что статус, причину и связи неактивной записи можно объяснить при необходимости. Это не рекомендация хранить все бессрочно; применимые обязанности хранения и удаления требуют отдельной оценки. Невозможность найти запись на экране также не доказывает безопасного уничтожения. Планирование выхода из системы должно сохранять смысл этих разных состояний.
Частые вопросы
- Должна ли удаленная запись появляться в каждом отчете?
- Это зависит от цели отчета. Делайте исключения понятными, сохраняя разрешенный доступ к необходимым историческим свидетельствам.
- Равнозначно ли логическое удаление удалению в целях конфиденциальности?
- Не автоматически. Изменение технического статуса и выполнение применимого требования об удалении — отдельные вопросы.