- Yayın
- Güncelleme
Bazı sistemler silinen kaydı fiziksel olarak kaldırmak yerine görünmez bir duruma taşır. Kullanıcı ekranında bulunmayan kayıt, inceleme ve yeniden kurma açısından hâlâ önemli olabilir.
Verinin anlamını koruyun
Silme, iptal ve geçersizleştirme durumlarının ne anlama geldiğini tanımlayın. Yetkili bir kaydın yanlışlıkla kaldırılması ile gerçekten yanlış oluşturulmuş kaydın kullanım dışına alınması farklı durumlardır. Kullanıcıların hangi durumu görebildiği ve audit trail ile dışa aktarımın hangi kayıtları kapsadığı anlaşılır olmalıdır. Saklama kararıyla erişim görünürlüğü birbirine karıştırılmamalıdır.
Uygulama örneği
Örneğin yinelenen ziyaret iptal edilir; standart rapor artık onu göstermez fakat o kayda bağlı bir sorgu açık kalır. Örnekte ekip silinen durumdaki kaydı, bağlantılı sorguyu ve iptal gerekçesini yetkili inceleme yoluyla geri getirir. Beklenen rapor kapsamı ile geçmiş işlem izinin birlikte korunup korunmadığı sınanır.
İnceleme kontrolleri
- İptal edilen kaydın bağlantılı ek ve sorgularını inceleyin.
- Standart ve denetim amaçlı raporların kapsam farkını açıklayın.
- Yetkisiz geri yükleme veya sessiz yeniden etkinleştirmeyi kontrol edin.
Kabul ve sınırlar
Kabul, kullanım dışı bırakılan bir kaydın durumu, gerekçesi ve ilişkilerinin gerektiğinde açıklanabilmesidir. Bu yaklaşım her veriyi süresiz saklama önerisi değildir; saklama ve silme yükümlülükleri ilgili süreçte ayrıca değerlendirilir. Ekranda bulunamama, verinin güvenli biçimde imha edildiğinin kanıtı da değildir. Sistemden çıkış planı bu durumları anlamlı biçimde taşımalıdır.
Sık sorulan sorular
- Silinen kayıt raporda yer almalı mı?
- Rapor amacına bağlıdır. Kapsam ve dışlama nedeni anlaşılır olmalı, gerekli geçmiş kanıta yetkili erişim kalmalıdır.
- Mantıksal silme gizlilik silmesi midir?
- Kendiliğinden değildir. Teknik durum değişikliği ile uygulanabilir silme gereksiniminin karşılanması ayrı değerlendirilir.