.jpg){kind=link}
- Yayın
- Güncelleme
Bir iş akışındaki ek dosya yenilendiğinde, önceki inceleme veya onay otomatik olarak yeni içeriği kapsamayabilir. Dosya adının aynı kalması, kullanılan kanıtın aynı olduğu anlamına gelmez.
Verinin anlamını koruyun
Ek değişikliğinin hangi kayıt, yorum ve kararlarla ilişkili olduğunu belirleyin. Eski sürüme dayanan karar ile güncel sürüme dayanan karar ayırt edilmelidir. Yeni dosyanın yüklenmesi, içeriğinin incelendiğini kanıtlamaz. Sistemin eski ekleri erişilebilir tutma, kaldırma ve sürümleme davranışı onaylı kayıt düzeni içinde anlaşılır olmalıdır.
Uygulama örneği
Örneğin bir tedarikçi değerlendirmesinde sertifika eki yenilenir; önceki inceleme notu hâlâ eski belgenin kapsamını anlatır. Örnekte ekip yeni ekin hangi iddiayı desteklediğini kontrol eder, değişiklik etkisini değerlendirir ve gereken yeniden incelemeyi açık adım olarak ekler. Belgenin yeni tarihi, tedarikçinin bütün hizmetleri için otomatik uygunluk sayılmaz.
İnceleme kontrolleri
- Seçilmiş onaydan incelemede kullanılan ek sürümüne geri gidin.
- Aynı adla yüklenen farklı içeriğin sistemde nasıl ayrıldığını sınayın.
- Güncellemenin gerektirdiği yeniden inceleme kararını kayda bağlayın.
Kabul ve sınırlar
Kabul, kararın gerçekte hangi içeriğe dayandığının daha sonra açıklanabilmesidir. Her ek yenilemesi bütün iş akışını baştan başlatmak zorunda değildir; etkiyle orantılı yaklaşım seçilebilir. Ancak önceki onayın kapsamı gerekçesiz genişletilmemelidir. Eklerin dışa aktarım ve uzun süreli saklamada sürüm ilişkisinin korunması da kontrol edilmelidir.
Sık sorulan sorular
- Aynı dosya adı aynı sürüm mü?
- Hayır. Dosya kimliği veya sürüm ilişkisi içeriği ayırt edebilmelidir.
- Yeni ek gelince eski onay geçersiz mi?
- Etkiye bağlıdır. Önceki onayın kapsamı ile yeni içeriğin gerektirdiği değerlendirme açıkça kararlaştırılır.