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- Publicación
- Actualización
Sustituir un adjunto en un flujo de trabajo no extiende automáticamente una revisión o aprobación anterior al nuevo contenido. Un nombre de archivo sin cambios no demuestra que el material de respaldo siga siendo la misma versión.
Conservar el significado de los datos
Identifique los registros, comentarios y decisiones vinculados al adjunto. Distinga las decisiones basadas en una versión anterior de las basadas en la actual. Cargar un reemplazo no establece que alguien lo haya revisado. Explique cómo conserva, elimina y versiona el sistema los adjuntos anteriores dentro de las disposiciones aprobadas para los registros y quién puede recuperarlos.
Ejemplo práctico
Por ejemplo, se renueva un certificado adjunto a una evaluación de proveedor, mientras la nota de revisión sigue describiendo el alcance del documento anterior. El equipo comprueba qué afirmación respalda el nuevo adjunto, evalúa el efecto del cambio y añade como paso explícito cualquier nueva revisión necesaria. Una fecha más reciente no establece la idoneidad para todos los servicios.
Comprobaciones de revisión
- Rastree una aprobación seleccionada hasta la versión del adjunto realmente revisada.
- Pruebe cómo se distinguen contenidos diferentes cargados con el mismo nombre.
- Vincule cualquier decisión necesaria de nueva revisión al cambio del adjunto.
Aceptación y límites
La aceptación significa que el contenido que realmente respalda una decisión sigue siendo explicable más adelante. No todas las sustituciones tienen que reiniciar todo el flujo; puede ser adecuada una evaluación de impacto proporcional. Sin embargo, el alcance de una aprobación anterior no debe ampliarse sin justificación. Compruebe también que las exportaciones y la conservación a largo plazo mantengan las relaciones entre versiones en lugar de conservar solo el adjunto más reciente.
Preguntas frecuentes
- ¿El mismo nombre de archivo significa la misma versión?
- No. La identidad del archivo o las relaciones entre versiones deben distinguir el contenido real.
- ¿Una sustitución invalida la aprobación anterior?
- Depende del impacto. Decida explícitamente el alcance de la aprobación anterior y la evaluación necesaria para el contenido nuevo.