- Pubblicazione
- Aggiornamento
Un documento può apparire aggiornato in un dossier nazionale senza essere stato prodotto dalla versione di origine corretta. Nomi di file diversi, allegati di posta elettronica e copie di lavoro parallele possono circolare contemporaneamente. I promotori dovrebbero mostrare quale fonte controllata sostiene un documento locale e come le revisioni successive raggiungeranno il suo responsabile.
Quadro decisionale
Separare la titolarità del documento di origine dalla responsabilità dell’assemblaggio locale. Collegare ogni risultato locale alla versione di origine, allo stato di traduzione o adattamento e all’accettazione autorizzata. La data dell’ultima modifica su un computer non è la versione scientifica di un documento. I gruppi necessitano di una comprensione condivisa dell’ubicazione della fonte applicabile e delle modalità di accesso.
Esempio pratico
Ad esempio, un gruppo locale usa l’allegato di posta più recente, ma il file è una bozza non accettata. Altri paesi procedono con la versione precedentemente approvata. Una mappa delle versioni rivela la differenza e attiva la valutazione dei documenti locali prodotti dalla bozza. Una data più recente non rende automaticamente un file la fonte appropriata.
Verifiche di attuazione
- Mostrare versione di origine e stato di accettazione come campi espliciti nell’inventario locale, anziché affidarsi soltanto ai nomi dei file.
- Definire come le revisioni della fonte raggiungono i responsabili dei paesi e come sarà confermata la ricezione dell’aggiornamento pertinente.
- Prima della presentazione, verificare se un documento locale campionato sia riconducibile alla versione di origine controllata e alla decisione di supporto.
Accettazione e limiti
Accettare l’assetto quando un nuovo membro del gruppo sa spiegare perché il documento è considerato applicabile. La gestione delle versioni va oltre cartelle rigorose; preserva i collegamenti tra contenuti e decisioni. Le date di attuazione specifiche dei paesi e i percorsi di approvazione necessari richiedono comunque una valutazione specialistica appropriata insieme alla mappa delle fonti.
Domande frequenti
- Il file con la data più recente è necessariamente la versione corrente?
- Non sempre. Verificarne la versione controllata e lo stato di accettazione.
- Un gruppo locale può modificare autonomamente la fonte?
- L’autorità e il processo di modifica dovrebbero essere espliciti, anziché lasciare incerta la titolarità della fonte.