- Publication
- Mise à jour
Un participant peut disposer simultanément d’un guide imprimé, d’un message téléphonique et d’un écran d’application. Des explications différentes peuvent rendre incertaine l’étape à suivre. Le centre peut prévoir comment les consignes actualisées parviennent à la personne et à qui signaler une incertitude.
Définir le déroulement
Associer les supports et leurs versions en vigueur au responsable du contenu concerné. Lors de l’envoi d’une mise à jour, expliquer comment traiter les supports antérieurs. Ne pas demander aux participants de réécrire d’anciennes entrées pour les adapter à une nouvelle version ; le personnel habilité évalue les conséquences éventuelles du changement pour les données ou la sécurité.
Exemple pratique
Par exemple, un guide imprimé du journal montre un ancien écran après une mise à jour de l’application. Le participant cesse de saisir ses données pour éviter de choisir la mauvaise option. Le personnel fournit l’explication approuvée en vigueur, montre le changement et signale les données réellement manquantes par la voie appropriée. Le problème n’est pas clôturé en l’attribuant à de la négligence.
Vérifications pratiques
- Comparer ensemble les explications imprimées, dans l’application et dans les messages utilisées pour la même tâche.
- Expliquer quand une nouvelle version s’applique et comment traiter les supports antérieurs.
- Transmettre les données manquantes ou différentes dues à des consignes contradictoires sans les corriger sur la base de suppositions.
Décision et limites
Un bon processus aide les personnes à trouver la bonne consigne et à demander de l’aide en cas de doute. Une mise à jour de version n’autorise pas une modification non examinée des tâches de recherche ; les effets importants nécessitent une évaluation appropriée. Le personnel ne doit pas remplacer le contenu contrôlé par ses propres raccourcis téléphoniques. Des confusions récurrentes peuvent conduire à réexaminer les processus de diffusion des supports et de formation.
Questions fréquentes
- Le dernier message reçu contient-il toujours la bonne consigne ?
- Vérifier l’expéditeur et le contenu. Le seul fait d’être le plus récent ne démontre pas qu’un message contient la version approuvée.
- Faut-il réécrire les données après l’utilisation d’un ancien guide ?
- Éviter les suppositions rétrospectives. Les processus autorisés de gestion des données et de l’investigateur doivent examiner l’utilisation réelle et ses conséquences.