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要求参与者“把所有文件都带来”，可能造成不必要的携带负担，并披露过多个人信息。简短、基于用途的清单可以减轻准备负担。发送清单前，获授权团队应明确计划评估实际需要哪些信息。
明确工作流程
应解释索取文件的原因，以及需要原件还是副本。记录难以携带时，应考虑合适替代方式。工作人员不应把向个人账户、私人即时通信工具或不受控邮箱发送完整健康档案，作为方便的替代办法。
示例解析
例如，某人带来多年的记录，但计划讨论只需要一份特定报告。工作人员与内容负责人审视清单。在查看、复制不必要文件之前，先评估需要，再为任何缺失的必要报告说明清晰的下一步。
实用核查
- 将每份所需文件与具体访视目的及获授权审查需要关联。
- 清楚区分原件、副本及适当的安全获取选择。
- 说明缺失文件会影响什么，以及由谁确定合适的下一步。
判断标准与适用边界
良好的清单应支持准备，同时减少不必要的信息收集。携带文件不代表授权无限制复制或再利用。研究者评估临床和方案要求；协调员不应仅因缺少文件，就独立作出接受或拒绝参与的决定。
常见问题
- 每次访视都需要完整健康记录吗？
- 不要作此假定。应根据相关访视目的和获授权评估需要确定范围。
- 忘带文件会自动取消参与吗？
- 应评估受影响的信息和活动，再与获授权研究团队确定合适的下一步。