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- Publication
- Mise à jour
Dire aux participants d’apporter « tous leurs documents » peut leur imposer un transport inutile et entraîner la divulgation excessive de données personnelles. Une courte liste fondée sur l’objectif de la visite peut réduire la charge de préparation. Avant son envoi, l’équipe habilitée doit préciser quelles informations sont réellement nécessaires à l’évaluation prévue.
Définir le déroulement
Expliquer pourquoi un document est demandé et s’il faut un original ou une copie. Envisager une solution adaptée lorsqu’un dossier est difficile à apporter. Le personnel ne doit pas présenter l’envoi d’un dossier de santé complet vers un compte personnel, une messagerie privée ou une adresse électronique non contrôlée comme une alternative pratique.
Exemple pratique
Par exemple, une personne arrive avec des années de dossiers alors que l’entretien prévu nécessite un compte rendu particulier. Le personnel réexamine la liste avec le responsable du contenu. Il évalue le besoin avant de consulter et de copier des documents inutiles, puis explique clairement l’étape suivante pour tout compte rendu nécessaire qui manque.
Vérifications pratiques
- Relier chaque document demandé à un objectif précis de la visite et à un besoin d’examen autorisé.
- Distinguer clairement un original, une copie et une possibilité d’accès sécurisé appropriée.
- Expliquer les conséquences d’un document manquant et préciser qui détermine l’étape suivante appropriée.
Décision et limites
Une bonne liste facilite la préparation tout en réduisant la collecte d’informations inutiles. Apporter un document n’autorise pas sa copie ou sa réutilisation sans restriction. L’investigateur évalue les exigences cliniques et celles du protocole ; un coordinateur ne doit pas prendre seul une décision d’acceptation ou de refus au seul motif qu’un document manque.
Questions fréquentes
- Le dossier de santé complet est-il nécessaire à chaque visite ?
- Ne pas le présumer. Définir le périmètre selon l’objectif de la visite concernée et les besoins de l’évaluation autorisée.
- Oublier un document annule-t-il automatiquement la participation ?
- Évaluer les informations et l’activité concernées, puis déterminer une suite adaptée avec l’équipe de recherche habilitée.