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更改文件格式可能有助于长期访问。技术上转换成功，并不能证明原始记录所需的内容、背景及关系，在新表示形式中仍可供后续复核使用。
保留数据的含义
在转换前定义需保留的属性。根据预期用途，可见文本、表格、签名说明、附件链接及机器可读字段的重要性可能不同。关联原始文件与转换后文件的身份。不要仅依赖页数相同；应考虑未来调取记录时，它必须回答哪些问题。
示例分析
例如，转换将报告脚注移至另一页，并丢失一个符号。团队比较具有代表性的简单及复杂文件，将实质性差异纳入例外清单。团队明确转换副本的角色，并确定需要原始背景时可获取的受控来源。
核查要点
- 比较包含文本、表格及特殊符号的示例。
- 将原始文件及目标文件身份关联至转换作业。
- 将功能损失提交有理由的验收判断或更正。
验收与适用边界
验收应证明已保留所选用途所需属性，并解释剩余局限。能否移除原始格式，是单独的保留决定，而不是转换成功的自动结果。相称的检查可以替代逐一人工复核文件，但不应将一个简单示例视为所有文档类型的代表。
常见问题
- 页数相同是否足够？
- 不够。即使页数未变，内容、含义及重要关系仍可能丢失。
- 能否立即删除早期文件？
- 在评估保留安排、核实证据及适用要求之前，不能删除。