- Yayın
- Güncelleme
Uzun süreli erişim için dosya biçimi değiştirmek yararlı olabilir. Dönüşümün başarılı olması, eski kaydın bütün gerekli içeriğinin, bağlamının ve ilişkilerinin yeni biçimde korunduğunu tek başına göstermez.
Verinin anlamını koruyun
Dönüşüm öncesi korunacak özellikleri tanımlayın. Görünür metin, tablolar, imza açıklamaları, ek ilişkileri ve makinece işlenebilir alanlar kullanım amacına göre farklı önem taşır. Kaynak dosya ile dönüştürülmüş dosyanın kimlikleri bağlanmalıdır. Kabul ölçütü yalnız aynı sayfa sayısı olmamalı; kaydın daha sonra hangi soruları yanıtlaması beklendiği esas alınmalıdır.
Uygulama örneği
Örneğin eski bir araştırma raporu yeni biçime çevrilirken tablo dipnotları farklı sayfaya kayar ve bir simge kaybolur. Örnekte temsili basit ve karmaşık dosyalar karşılaştırılır; önemli farklar otomatik dönüştürmenin istisna listesine alınır. Dönüştürülmüş kopyanın rolü ve gerektiğinde erişilecek kontrollü kaynak açık tutulur.
İnceleme kontrolleri
- Metin, tablo ve özel sembol içeren örnekleri karşılaştırın.
- Kaynak ve hedef dosya kimliğini dönüşüm işiyle ilişkilendirin.
- İşlev kaybı olan dosyaları gerekçeli kabul veya düzeltmeye ayırın.
Kabul ve sınırlar
Kabul, seçilen kullanım için gerekli özelliklerin korunduğunu ve kalan sınırlamaların açık olduğunu gösterir. Kaynak biçimin silinip silinemeyeceği ayrı saklama kararıdır; dönüşüm başarısından otomatik çıkarılmaz. Her dosyayı elle incelemek yerine riskle orantılı kontroller kullanılabilir. Ancak farklı belge türleri tek bir kolay örnekle temsil edilmiş sayılmamalıdır.
Sık sorulan sorular
- Aynı sayfa sayısı yeterli mi?
- Hayır. İçerik, anlam ve önemli ilişkiler aynı sayıda sayfada da kaybolabilir.
- Eski dosya hemen silinir mi?
- Saklama düzeni, doğrulama kanıtı ve uygulanabilir gereksinimler değerlendirilmeden böyle bir karar verilmez.