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Cambiare il formato di un file può favorire l’accesso a lungo termine. Una conversione tecnicamente riuscita non dimostra che contenuto, contesto e relazioni necessari della registrazione originale restino disponibili nella nuova rappresentazione per revisioni successive.
Conservare il significato dei dati
Definire le proprietà da conservare prima della conversione. Testo visibile, tabelle, spiegazioni delle firme, collegamenti agli allegati e campi leggibili dalle macchine possono avere importanza diversa secondo l’uso previsto. Collegare le identità dei file originali e convertiti. Non affidarsi soltanto a un uguale numero di pagine; considerare i quesiti a cui la registrazione dovrà rispondere quando sarà recuperata in futuro.
Esempio pratico
Per esempio, una conversione sposta le note a piè di pagina di un rapporto su un’altra pagina e perde un simbolo. Il gruppo confronta file rappresentativi semplici e complessi, aggiungendo le differenze rilevanti a un elenco di eccezioni. Rende esplicito il ruolo della copia convertita e identifica la fonte controllata disponibile quando è richiesto il contesto originale.
Controlli di revisione
- Confrontare esempi contenenti testo, tabelle e simboli speciali.
- Collegare le identità dei file di origine e destinazione al processo di conversione.
- Indirizzare le perdite funzionali a un’accettazione motivata o a una correzione.
Accettazione e limiti
L’accettazione dimostra la conservazione delle proprietà necessarie per l’uso scelto e spiega i limiti rimanenti. La possibilità di rimuovere un formato originale è una decisione separata sulla conservazione, non una conseguenza automatica del successo della conversione. Controlli proporzionati possono sostituire la revisione manuale di ogni file, ma un solo esempio semplice non dovrebbe essere considerato rappresentativo di ogni tipo di documento.
Domande frequenti
- Un uguale numero di pagine è sufficiente?
- No. Contenuto, significato e relazioni importanti possono andare persi anche quando il numero di pagine resta invariato.
- Il file precedente può essere eliminato subito?
- Non senza valutare gli accordi di conservazione, le evidenze di verifica e i requisiti applicabili.