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Cambiar un formato de archivo puede facilitar el acceso a largo plazo. Una conversión técnicamente correcta no demuestra que el contenido, el contexto y las relaciones necesarios del registro original sigan disponibles en la nueva representación para una revisión posterior.
Conservar el significado de los datos
Defina las propiedades que deben conservarse antes de la conversión. El texto visible, las tablas, las explicaciones de firmas, los vínculos a adjuntos y los campos legibles por máquina pueden importar de manera distinta según el uso previsto. Vincule las identidades de los archivos originales y convertidos. No se base solo en un número igual de páginas; considere las preguntas que el registro deberá responder cuando se recupere en el futuro.
Ejemplo práctico
Por ejemplo, una conversión desplaza las notas al pie de un informe a otra página y pierde un símbolo. El equipo compara archivos simples y complejos representativos y añade las diferencias relevantes a una lista de excepciones. Hace explícita la función de la copia convertida e identifica la fuente controlada disponible cuando se requiere el contexto original.
Comprobaciones de revisión
- Compare ejemplos con texto, tablas y símbolos especiales.
- Vincule las identidades del archivo original y de destino a la tarea de conversión.
- Remita las pérdidas funcionales a una aceptación razonada o a una corrección.
Aceptación y límites
La aceptación demuestra la conservación de las propiedades necesarias para el uso seleccionado y explica las limitaciones restantes. La posibilidad de eliminar un formato original es una decisión de conservación separada, no una consecuencia automática del éxito de la conversión. Las comprobaciones proporcionales pueden sustituir la revisión manual de todos los archivos, pero un ejemplo sencillo no debe tratarse como representativo de todos los tipos de documento.
Preguntas frecuentes
- ¿Es suficiente un número igual de páginas?
- No. Pueden perderse contenido, significado y relaciones importantes aunque no cambie el número de páginas.
- ¿Puede eliminarse inmediatamente el archivo anterior?
- No sin evaluar las disposiciones de conservación, la evidencia de verificación y los requisitos aplicables.