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- Publication
- Mise à jour
Même une soumission correcte sur le fond peut induire en erreur si elle contient des commentaires de travail, des annotations masquées ou des pièces jointes incorrectes. Les promoteurs ne doivent pas réduire l’examen final du dossier à un comptage des documents. L’objectif est d’envoyer le contenu accepté sous une présentation appropriée sans perdre le contexte nécessaire à l’évaluation prévue.
Cadre de décision
Distinguez les copies de travail des copies de soumission. Établissez des contrôles adaptés pour le suivi des modifications, les commentaires, les propriétés des documents et les pièces jointes visibles. Préserver l’historique nécessaire de revue interne diffère du nettoyage de la copie de dépôt ; conservez les enregistrements de décision dans un emplacement maîtrisé. L’évaluation de confidentialité reste une activité liée mais distincte, exigeant son propre examen approprié.
Exemple concret
Par exemple, un PDF de soumission affiche encore un commentaire d’un réviseur sur un ancien nom de produit. Le texte a été corrigé, mais la couche d’annotations reste présente. L’équipe examine le rendu réel, recrée le fichier approprié et le compare au contenu accepté. Une vue source sans commentaires ne prouve pas que la copie soumise est propre.
Vérifications de mise en œuvre
- Inspectez le contenu visible et les couches techniques pertinentes des fichiers réels qui seront envoyés par le circuit de soumission.
- Vérifiez les pièces jointes inattendues, les pages de brouillon et les commentaires non résolus au regard de l’inventaire du dossier et de l’ensemble documentaire accepté.
- Après nettoyage, échantillonnez le contenu scientifique et les liens nécessaires pour vérifier que le processus n’en a pas modifié le sens ou le fonctionnement.
Acceptation et limites
Acceptez le dossier lorsque la copie de dépôt représente le contenu accepté avec exactitude et clarté. Cet exemple ne décrit pas toutes les règles techniques de chaque plateforme. Vérifiez séparément les conditions formelles de présentation et de confidentialité ; le nettoyage ne doit pas devenir un moyen de supprimer des dossiers d’essai nécessaires ou de masquer une préoccupation importante non résolue.
Questions fréquentes
- Faut-il supprimer tout l’historique des commentaires ?
- Traitez la préparation de la copie de soumission séparément de la conservation des enregistrements nécessaires des décisions internes.
- Ouvrir le fichier suffit-il ?
- Non. Évaluez de manière appropriée son contenu, ses pièces jointes et son apparence réelle.