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Fechas diferentes para una misma visita de centro en distintos sistemas pueden causar un pago omitido o duplicado. La conciliación no consiste únicamente en hacer coincidir totales. Su objetivo es explicar de forma comprensible el servicio pagado, el periodo aplicable y las excepciones que siguen pendientes de resolución.
Marco de decisión
Identifique la fuente autorizada para el pago y la fecha de corte de datos. La realización de una visita, la introducción de sus datos y su aceptación para el pago pueden ser eventos separados. Vincule estas diferencias al acuerdo, en vez de considerar automáticamente una introducción tardía de datos como prueba de que la visita no tuvo lugar.
Ejemplo práctico
Por ejemplo, una visita ocurre a final de mes, pero se registra la semana siguiente. El informe de pagos la incluye en el ciclo posterior, mientras el centro pregunta por el mes anterior. El equipo compara la fecha de visita, el corte de pagos y los pagos previos. Explica la diferencia temporal sin cambiar el registro clínico simplemente para alinearlo con el informe financiero.
Comprobaciones para la implementación
- Compruebe la coherencia de los identificadores de ensayo, centro, unidad de actividad y periodo en cada línea de pago revisada.
- Haga seguimiento de las partidas duplicadas, pendientes y corregidas con estados separados y relaciónelas con pagos anteriores cuando corresponda.
- Mantenga conjuntamente la evidencia de la consulta del centro, la persona responsable de responder y el resultado de la resolución en un historial trazable.
Aceptación y límites
Acepte la conciliación cuando pueda reconstruirse de forma independiente un historial de pagos seleccionado como muestra. Este ejercicio no sustituye la verificación de datos clínicos; aclara los límites entre equipos que utilizan información relacionada con fines diferentes. Comunique cualquier cambio del método de corte de pagos mediante los procesos aplicables del acuerdo y de comunicación con los centros.
Preguntas frecuentes
- ¿Basta con que coincidan los totales de los sistemas?
- No. Las partidas incorrectas pueden compensarse entre sí; siguen siendo útiles las comprobaciones por muestreo a nivel de actividad.
- ¿Una corrección financiera cambia el registro clínico?
- No altere los registros fuente solo para alinearlos con las finanzas; evalúe los errores reales mediante el proceso de datos autorizado.