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Teams können das Einfrieren von Dokumenten bei der Vorbereitung einer Einreichung unterschiedlich verstehen. Manche verstehen darunter, dass sich Inhalte nicht mehr ändern dürfen; andere meinen lediglich, dass eine bestimmte Zusammenstellung erhalten bleibt. Sponsoren sollten angeben, welche Paketversion für welchen Zweck festgelegt ist, und einen kontrollierten Weg für notwendige spätere Änderungen offenhalten.
Entscheidungsrahmen
Definieren Sie Paketumfang, Stichtag und Uhrzeit, Dokumentenverantwortliche und offene Ausnahmen. Verwenden Sie das Einfrieren nicht als Ersatz für wissenschaftliche Prüfung oder autorisierte Freigabe. Die für die Zusammenstellung verantwortliche Person sollte abgenommene Versionen und ausstehende Vorarbeiten benennen. Legen Sie die Verantwortung für die Folgenbewertung und erneute Zusammenstellung fest, bevor während der abschließenden Vorbereitung eine Änderung erforderlich wird.
Praxisbeispiel
Beispielsweise ändert sich ein Produktquelldokument nach dem Stichtag, während ein lokales Team die Übersetzung der älteren Datei abgeschlossen hat. Das Team fügt die Überarbeitung nicht stillschweigend ein. Es bewertet betroffene Dokumente und die Notwendigkeit weiterer Prüfungen. Die eingefrorene Version und das neue mögliche Paket werden unterschieden, damit nicht versehentlich eine gemischte Zusammenstellung eingereicht wird.
Umsetzungsprüfungen
- Erstellen Sie ein lesbares Verzeichnis des eingefrorenen Pakets mit Dokumentenversionen und weiterhin offenen Ausnahmen.
- Legen Sie fest, wer neue Informationen bewertet und welche autorisierte Entscheidung das Paket für weitere Zusammenstellungsarbeiten wieder öffnen würde.
- Bestätigen Sie durch geeignete Prüfungen, dass die zur Einreichung versandte Version dem zuletzt für diesen Zweck abgenommenen Paket entspricht.
Abnahme und Grenzen
Akzeptieren Sie die Übergabe, wenn Empfänger das maßgebliche Paket von Arbeitsentwürfen unterscheiden können. Dieses Beispiel definiert keine offizielle Einreichungsregel und keine feste Frist. Prüfen Sie Plattform- und Länderanforderungen gesondert; eine Entscheidung zum Einfrieren darf kein Grund werden, die Bewertung notwendiger neuer Sicherheitsinformationen zu vermeiden.
Häufig gestellte Fragen
- Darf nach dem Einfrieren nichts mehr geändert werden?
- Notwendige Änderungen können nach geeigneter Folgenbewertung und über einen autorisierten Entscheidungsweg erfolgen.
- Reicht ein Ordnername als Nachweis aus?
- Nein. Auch Inhaltsversionen, Verwendungszweck und Abnahmestatus müssen klar sein.