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将电子记录保存为PDF，可以产生可读副本。然而，筛选条件、可展开注释、关联附件或变更历史可能被遗漏，导致理解记录或重建决定所需的背景丢失。
保留数据的含义
在定义用途之前，不要认为格式本身已经足够。复核副本、长期记录和决定附件可能需要不同证据。识别导出中包含哪些动态界面元素，以及哪些信息可通过其他受控途径取得。选择能暴露文本截断、隐藏行或跨页内容的代表性记录。
示例分析
例如，某项偏差被导出，但只出现第一条注释；决定理由位于后续注释中。团队测试长篇讨论、附件及不同流程状态，并考虑保留单独的证据包或调整导出版式，而不是仅因生成的文件能打开就宣布成功。
核查要点
- 比较包含长文本、附件和多阶段决定的示例。
- 使输出中的筛选和选择条件易于理解。
- 测试在原系统之外对关联证据的受控访问。
验收与适用边界
验收意味着输出为其既定用途保留了足够背景。PDF不必复现每项电子功能，但应明确其记录角色。避免以描述暗示其中包含实际遗漏的动态信息。保留PDF与其余受控证据之间的可追溯关系，以便今后需要时重建记录。
常见问题
- 每个PDF是否都自动成为忠实副本？
- 不是。应评估内容、背景及核实安排，而不只依赖文件格式。
- 包含超链接是否足够？
- 需要另行测试其目标、访问期限及系统退役后的可用性。