- Опубликовано
- Обновлено
Сохранение электронной записи в PDF может дать читаемую копию. Однако фильтры, раскрываемые комментарии, связанные приложения или история изменений могут не попасть в нее, удаляя контекст, необходимый для понимания записи или восстановления решения.
Сохранение смысла данных
Не считайте формат достаточным, пока не определена его цель. Копия для проверки, запись длительного хранения и приложение к решению могут требовать разных свидетельств. Определите динамические элементы экрана, попадающие в выгрузку, и информацию, доступную другим контролируемым путем. Выбирайте репрезентативные записи, выявляющие усеченный текст, скрытые строки или содержание, переходящее через границы страниц.
Практический пример
Например, отклонение выгружено, но виден только первый комментарий; основание решения находится в более позднем комментарии. Группа проверяет длинные обсуждения, приложения и разные состояния процесса. Она рассматривает сохранение отдельного пакета свидетельств или изменение макета выгрузки вместо признания успеха лишь потому, что полученный файл открывается.
Контрольные проверки
- Сравнивайте примеры с длинным текстом, приложениями и многоэтапными решениями.
- Делайте условия фильтрации и отбора понятными в выходном документе.
- Проверяйте контролируемый доступ к связанным свидетельствам вне исходной системы.
Критерии приемки и ограничения
Приемка означает, что результат сохраняет достаточно контекста для определенного использования. PDF необязательно должен воспроизводить каждую электронную функцию, но его роль в системе записей должна быть явной. Избегайте описаний, создающих впечатление, что отсутствующая динамическая информация присутствует. Сохраняйте прослеживаемые связи PDF с остальными контролируемыми свидетельствами, чтобы позднее при необходимости можно было восстановить запись.
Частые вопросы
- Является ли любой PDF автоматически достоверной копией?
- Нет. Оценивайте содержание, контекст и порядок проверки, а не полагайтесь только на формат файла.
- Достаточно ли включенной гиперссылки?
- Ее цель, срок доступа и доступность после вывода системы из эксплуатации требуют отдельной проверки.