- Yayın
- Güncelleme
Elektronik kaydı PDF olarak saklamak okunabilir bir kopya üretebilir. Ancak filtreler, açılır açıklamalar, bağlantılı ekler veya değişiklik geçmişi dışarıda kalırsa kaydın anlaşılması için gereken bağlam kaybolabilir.
Verinin anlamını koruyun
Çıktının amacı belirlenmeden PDF biçimini yeterli kabul etmeyin. İnceleme kopyası, uzun süreli kayıt veya bir kararın eki farklı kanıt gerektirir. Ekrandaki dinamik öğelerden hangilerinin çıktıya dahil edildiğini ve hangilerine başka kontrollü yoldan ulaşılacağını belirleyin. Sayfa sonlarında kesilen metinler veya gizli satırlar için temsili kayıtlar seçin.
Uygulama örneği
Örneğin bir sapma kaydı PDF olarak çıkarılır fakat yalnız ilk yorum görünür; kararın gerekçesi sonradan eklenen yorumdadır. Örnekte ekip uzun yorum dizileri, ekler ve farklı durumlar için çıktıyı sınar. Eksik bağlamın ayrı bir paketle korunması veya çıktı düzeninin değiştirilmesi değerlendirilir; yalnız dosyanın açılması başarı sayılmaz.
İnceleme kontrolleri
- Uzun metin, ek ve çok aşamalı karar örneklerini karşılaştırın.
- Filtre ve seçim koşullarının çıktıda anlaşılmasını sağlayın.
- Bağlantılı kanıta sistem dışında da kontrollü erişimi deneyin.
Kabul ve sınırlar
Kabul, çıktının tanımlı kullanım için yeterli bağlamı korumasıdır. Her PDF elektronik kaydın bütün özelliklerini taşımak zorunda değildir; hangi işlevi üstlendiği açık olmalıdır. Eksik dinamik bilgiyi varmış gibi gösteren belge açıklamalarından kaçının. Kayıtların daha sonra yeniden kurulması için PDF ile kalan kontrollü kanıtlar arasındaki ilişki izlenebilir tutulmalıdır.
Sık sorulan sorular
- PDF her zaman aslına uygun kopya mı?
- Hayır. İçerik, bağlam ve doğrulama düzeni değerlendirilmeden yalnız biçimden böyle bir sonuç çıkarılamaz.
- Çıktıda bağlantı bulunması yeterli mi?
- Bağlantının hedefi, erişim süresi ve sistem kapandıktan sonraki kullanılabilirliği ayrıca sınanmalıdır.