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Das Speichern einer elektronischen Aufzeichnung als PDF kann eine lesbare Kopie erzeugen. Filter, aufklappbare Kommentare, verknüpfte Anhänge oder der Änderungsverlauf können jedoch fehlen; dadurch geht Kontext verloren, der zum Verständnis der Aufzeichnung oder zur Rekonstruktion der Entscheidung nötig ist.
Die Bedeutung der Daten erhalten
Akzeptieren Sie das Format nicht als ausreichend, bevor sein Zweck definiert ist. Eine Prüfkopie, eine langfristig aufzubewahrende Aufzeichnung und ein Entscheidungsanhang können unterschiedliche Nachweise erfordern. Ermitteln Sie, welche dynamischen Bildschirmelemente im Export enthalten sind und welche Informationen über einen anderen kontrollierten Weg verfügbar bleiben. Wählen Sie repräsentative Datensätze, die abgeschnittenen Text, ausgeblendete Zeilen oder über Seitengrenzen hinausgehende Inhalte sichtbar machen.
Ausgearbeitetes Beispiel
Beispielsweise wird eine Abweichung exportiert, doch nur ihr erster Kommentar erscheint; die Entscheidungsbegründung steht in einem späteren Kommentar. Das Team testet lange Diskussionen, Anhänge und unterschiedliche Bearbeitungszustände. Es erwägt ein separates Nachweispaket oder eine Änderung des Exportlayouts, statt allein deshalb Erfolg festzustellen, weil sich die erzeugte Datei öffnen lässt.
Prüfpunkte
- Vergleichen Sie Beispiele mit langen Texten, Anhängen und mehrstufigen Entscheidungen.
- Machen Sie Filter- und Auswahlbedingungen in der Ausgabe verständlich.
- Testen Sie kontrollierten Zugriff auf verknüpfte Nachweise außerhalb des ursprünglichen Systems.
Abnahme und Grenzen
Abnahme bedeutet, dass die Ausgabe ausreichend Kontext für ihren definierten Verwendungszweck bewahrt. Ein PDF muss nicht jede elektronische Funktion nachbilden, seine Rolle als Aufzeichnung sollte jedoch ausdrücklich feststehen. Vermeiden Sie Beschreibungen, die den Eindruck erwecken, ausgelassene dynamische Informationen seien enthalten. Erhalten Sie nachvollziehbare Beziehungen zwischen dem PDF und den übrigen kontrollierten Nachweisen, damit sich die Aufzeichnung später bei Bedarf rekonstruieren lässt.
Häufig gestellte Fragen
- Ist jedes PDF automatisch eine originalgetreue Kopie?
- Nein. Bewerten Sie Inhalt, Kontext und Verifizierungsregelungen, statt sich allein auf das Dateiformat zu verlassen.
- Reicht ein enthaltener Hyperlink aus?
- Sein Ziel, die Zugriffsdauer und die Verfügbarkeit nach Stilllegung des Systems müssen getrennt getestet werden.