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- प्रकाशन
- अद्यतन
- स्रोतों की जाँच
अध्ययन चलने के दौरान टीम सामान्य निर्णयों का क्रम दोबारा समझा सके, तो ऑडिट की तैयारी बेहतर होती है। आखिरी समय में फ़ाइलें जुटाने से संदर्भ की कमी, अस्पष्ट जिम्मेदारी और प्रदाता के अप्राप्य रिकॉर्ड अक्सर छिप जाते हैं।
एक गतिविधि के प्रमाण चुनें
प्रोटोकॉल संशोधन, डेटा हस्तांतरण की विफलता या निगरानी निष्कर्ष जैसी किसी सीमित गतिविधि के प्रमाण चुनें। स्वतंत्र समीक्षक से घटना के कारण, निर्णय, क्रियान्वयन और सत्यापन का क्रम खोजने को कहें। क्रम पूरा दिखाने के लिए मूल रिकॉर्ड बदले बिना प्रमाण मिलने में आई बाधाएँ दर्ज करें।
EDC बदलाव का क्रम पुनर्निर्मित करें
EDC बदलाव के लिए अनुमोदित आवश्यकता, प्रभाव आकलन, परीक्षण प्रमाण, रिलीज़ अनुमोदन और उपयोगकर्ता सूचना एकत्र करें। किसी अनुपस्थित कड़ी को पारदर्शी समस्या रिकॉर्ड से समझाएँ। बाद में तैयार स्पष्टीकरण को उसके लेखक और तिथि सहित स्पष्ट रूप से बाद का पुनर्निर्माण बताएँ।
प्रमाण प्राप्ति की जाँच
- अनुरोध के लिए जिम्मेदार व्यक्ति और प्रमाण साझा करने का नियंत्रित स्थान तय करें।
- मूल संस्करण और संदर्भ समझने के लिए आवश्यक मेटाडेटा सुरक्षित रखें।
- खुली कमियाँ, उनका प्रभाव और निर्णय लेने वाले जिम्मेदार व्यक्ति को दर्ज करें।
नियमित तैयारी सुधारें
अभ्यास तब स्वीकार करें जब प्रमाण व्यक्तिगत स्मृति पर निर्भर हुए बिना समीक्षा प्रश्न का उत्तर दें। निष्कर्षों से सामान्य फ़ाइलिंग और पहुँच पद्धतियाँ सुधारें। सफल अभ्यास निरीक्षण के परिणाम की गारंटी नहीं देता, लेकिन संचालन की कमजोरियाँ ऐसे समय दिखाता है जब उन्हें सुधारा जा सकता है। फ़ाइल खोजने और निर्णय समझाने में भेद करें; उत्तर देने का समय और अनुपस्थित संदर्भ दर्ज करें ताकि पहुँच की समस्या और प्रक्रिया की जानकारी में कमी अलग दिखे।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
- क्या ऑडिट से पहले अनुपस्थित रिकॉर्ड बनाए जाने चाहिए?
- कमी ईमानदारी से दर्ज करें; कभी पुरानी तिथि न डालें और पुनर्निर्मित रिकॉर्ड को उसी समय बना मूल रिकॉर्ड न बताएँ।
- क्या ऑडिट का अभ्यास औपचारिक निरीक्षण है?
- नहीं। यह निर्धारित दायरे और दस्तावेजीकृत अनुवर्ती कार्रवाई वाला आंतरिक अभ्यास है।