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Una sperimentazione può disporre di un budget complessivo adeguato e tuttavia affrontare un problema critico di servizio a causa dei tempi di pagamento. Anticipi, pagamenti ai centri e revisioni prolungate delle fatture avvengono in momenti diversi. La pianificazione dei flussi di cassa compete alla funzione finanziaria, ma deve collegarsi realisticamente al calendario delle attività del gruppo di progetto.
Quadro decisionale
Collocare sulla linea temporale i principali eventi che attivano i pagamenti e le evidenze necessarie. Distinguere emissione della fattura, revisione del promotore ed elaborazione del pagamento, anziché presumere che avvengano insieme. Considerare quale servizio potrebbe essere compromesso da documentazione mancante, coinvolgendo ove necessario i responsabili autorizzati per l’interpretazione contrattuale e gli obblighi finanziari.
Esempio pratico
Ad esempio, un laboratorio attende un anticipo prima del successivo lotto analitico. I fondi sono stanziati, ma la documentazione di acquisto è incompleta. Una visibilità anticipata permette al gruppo di completare in tempo evidenze e approvazioni. Non si chiede al personale clinico di ignorare la documentazione commerciale mancante, mentre ogni potenziale impatto sui partecipanti viene segnalato attraverso il percorso appropriato.
Verifiche di attuazione
- Collegare le condizioni di pagamento dei servizi critici alle registrazioni di acquisto e alle date in cui tali servizi sono necessari.
- Distinguere le fatture contestate in esame da quelle mai pervenute, anziché usare un unico stato vago.
- Creare un percorso di notifica condiviso per i responsabili di progetto e finanziari quando un pagamento in ritardo potrebbe interrompere un servizio importante.
Accettazione e limiti
Accettare il piano quando i gruppi sanno spiegare le dipendenze finanziarie a breve termine e identificare i responsabili della risoluzione. Una previsione di pagamento non costituisce un impegno incondizionato verso un fornitore. Una potenziale interruzione che incida sulla sicurezza dei partecipanti o sulle attività necessarie della sperimentazione dovrebbe raggiungere la direzione competente senza attendere la riunione ordinaria sul budget.
Domande frequenti
- L’approvazione del budget autorizza automaticamente un pagamento?
- No. Occorre comunque completare i processi finanziari applicabili, le evidenze di supporto e le approvazioni autorizzate.
- I totali mensili sono sufficienti per sorvegliare i flussi di cassa?
- Per gli anticipi critici, le date effettive di pagamento e servizio possono essere più utili dei totali aggregati.