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Un essai peut disposer d’un budget global adéquat tout en rencontrant un problème critique de prestation en raison du calendrier des paiements. Les avances, les paiements aux centres et les longs examens des factures interviennent à des moments différents. La planification de trésorerie relève du service financier, mais doit être reliée de manière réaliste au calendrier d’activités de l’équipe projet.
Cadre de décision
Placez sur le calendrier les principaux événements déclenchant un paiement et les justificatifs requis. Distinguez l’émission de la facture, son examen par le promoteur et le traitement du paiement, sans supposer qu’ils ont lieu simultanément. Identifiez les prestations susceptibles d’être affectées par une documentation manquante, en associant si nécessaire les responsables habilités pour l’interprétation contractuelle et les obligations financières.
Exemple concret
Par exemple, un laboratoire attend une avance avant sa prochaine série d’analyses. Les fonds sont budgétés, mais le dossier d’achat est incomplet. Une visibilité précoce permet à l’équipe d’achever les étapes de justification et d’approbation à temps. Il n’est pas demandé au personnel clinique d’ignorer les documents commerciaux manquants ; tout impact potentiel sur les participants est signalé par le circuit approprié.
Vérifications de mise en œuvre
- Reliez les conditions de paiement des prestations critiques aux dossiers d’achat et aux dates auxquelles ces prestations sont nécessaires.
- Distinguez les factures contestées en cours d’examen des factures qui ne sont jamais arrivées, au lieu d’utiliser un statut vague unique.
- Établissez un circuit commun de notification pour les responsables du projet et des finances lorsqu’un retard de paiement risque d’interrompre une prestation importante.
Acceptation et limites
Acceptez le plan lorsque les équipes peuvent expliquer les dépendances financières à court terme et identifier les responsables de leur résolution. Une prévision de paiement ne constitue pas un engagement inconditionnel envers un fournisseur. Toute interruption potentielle affectant la sécurité des participants ou une activité nécessaire à l’essai doit parvenir à la direction compétente sans attendre la réunion budgétaire habituelle.
Questions fréquentes
- L’approbation du budget autorise-t-elle automatiquement un paiement ?
- Non. Les processus financiers applicables, les justificatifs et les approbations autorisées doivent encore être finalisés.
- Les totaux mensuels suffisent-ils à surveiller la trésorerie ?
- Pour les avances critiques, les dates effectives de paiement et de prestation peuvent être plus utiles que les totaux agrégés.