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定期召开供应商会议，本身不能证明问题已经评估。只列幻灯片和参会人员的纪要，可能使重要服务决定的依据不清楚。监督记录应解释所选问题如何影响研究，并如何导向决定。
决策范围
并非每次会议都需要详尽报告。相关数据期间、所比较证据、决定及未完成责任应当可理解。不要将商业产能讨论与临床风险评估混在一起，而不显示如何获得必要的专家判断。
复核示例
假设实验室重复分析不断增加。纪要不只写明将监测趋势，而是识别将检查哪组样本、预期供应商提供何种解释，以及申办者仍待作出哪项验收决定。下次会议检查这项产出，而不是重复同一张幻灯片。
实用核查
- 将每个展示指标关联至它所支持的决策问题。
- 分别记录供应商及申办者行动和预期产出。
- 保留早期待定决定的结果或剩余不确定性。
验收与局限
当未参会的获授权人员能够追溯决定依据时，可以接受记录。批准纪要并不意味着工作完成。对受试者或关键数据风险的适当升级，不应等待下一次例会。
常见问题
- 是否必须将每封邮件附在纪要中？
- 不必。清晰的记录位置及关系，可以避免不必要的重复。
- 会议频率是否证明监督质量？
- 本身不能。相关证据、有理由的决定及跟进，比会议次数更能提供信息。