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即使电子签名已关联至记录，其所代表的声明仍可能不清楚。证明某人收到一份文件，并不自动意味着其批准了科学内容或接受了结论。
保留数据的含义
将签名步骤与实际业务决定关联。复核、授权批准、数据确认及收悉确认可能具有不同目的。签署前，用户应能看到声明及其涵盖的版本。流程不应无提示地将批准范围扩展到未查看的附件，或复核后发生变更的章节。
示例分析
例如，安全报告流程中的所有人都使用同一个批准按钮。协调员本意是确认收悉，系统却将该操作列为医学批准。团队区分不同角色的声明，保留版本关系，并评估早期标签可能如何影响解释。签名不能替代其背后的授权决定。
核查要点
- 比较显示的声明与该人员的任务及权限。
- 在内容或附件变更后，测试早期签名的覆盖范围。
- 核查导出文件是否解释每个签名的含义。
验收与适用边界
验收意味着后续复核人员能够了解谁对哪个版本作了什么声明。本例不规定一种强制性签名措辞；安排取决于目的及适用要求。强身份认证不能修复含糊的声明。培训应通过用户实际任务的具体示例，帮助其区分签名含义。
常见问题
- 打开文件是否算作已复核？
- 打开事件可以证明曾访问，却不能证明内容已被审查和接受。
- 签署后的小改动是否可能重要？
- 可能影响已批准的含义。应通过既定流程评估其影响及是否需要重新批准。